Privacyverklaring – Cinco Cleaning B.V.

Cinco Cleaning B.V. (“Cinco”, “wij”, “ons”) respecteert jouw privacy en zorgt dat je gegevens zorgvuldig, veilig en volgens de wet worden verwerkt. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens wij verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten jij hebt.

Deze verklaring geldt voor:

• Cinco Cleaning – het landelijke platform voor specialistische reiniging
• Kleda – ons consumentenmerk voor vloerkleedreiniging
• Alle websites en domeinen van Cinco & Kleda
• Het Cinco Partner Portal
• Samenwerkende partners die diensten uitvoeren via of namens ons platform

1. Wie zijn wij?

Cinco Cleaning B.V.
Gevestigd in Amersfoort
KvK-nummer: 51230685
E-mail: info@cincocleaning.com

Cinco werkt als platform en coördinator: wij koppelen klanten aan zorgvuldig geselecteerde vakspecialisten en verzorgen intake, communicatie, planning en nazorg.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

2.1 Gegevens die jij zelf aan ons doorgeeft

Bijvoorbeeld via onze websites, formulieren, e-mail of telefoon:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens (straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
• E-mailadres en telefoonnummer
• Postcode + huisnummer voor prijsberekeningen of beschikbaarheidschecks
• Gegevens die je invult in offerte-, aanvraag- of boekingsformulieren
• Foto’s die je uploadt (bijvoorbeeld van vloerkleden, meubels, gevels, dakkapel, etc.)
• Betaalstatus en betaalreferentie (via onze betaalprovider; géén volledige kaartgegevens)
• Inhoud van e-mails, chatberichten en telefoongesprekken (korte verslaglegging)

2.2 Automatisch verzamelde gegevens

Bij bezoek aan onze websites kunnen wij o.a. het volgende vastleggen:

• Geanonimiseerd IP-adres
• Apparaattype, browser en besturingssysteem
• Pagina’s die je bezoekt en hoe je door de site navigeert
• Interacties met onze formulieren en prijsmodules

2.3 Gegevens via partners

Als een partner de opdracht uitvoert, verwerken we ook:

• Uitvoeringsdatum en status van de opdracht
• Werkboninformatie en notities van de specialist
• Foto’s van de uitvoering (voor en na)
• Service- en schadeverslagen (indien van toepassing)
• Feedback en klanttevredenheidsmetingen

2.4 Gegevens in het Partner Portal

Voor aangesloten partners (bedrijven) verwerken wij onder meer:

• Bedrijfsnaam, adres, KvK-gegevens
• Contactpersonen, e-mailadressen en telefoonnummers
• Partnercodes, referral- en affiliatecodes
• Gegevens over opdrachten, leads en verdiende commissies
• Inloggegevens (gebruikersnaam; wachtwoorden worden uitsluitend gehashed opgeslagen)

3. Waarom verwerken wij jouw gegevens?

3.1 Om je aanvraag of bestelling te verwerken

• Je prijsindicatie of offerte berekenen
• Beschikbaarheid checken op basis van postcode en dienstgebied
• De juiste specialist of partner selecteren
• Je opdracht en eventuele haal- en brengservice inplannen

3.2 Om de dienstverlening uit te voeren

• Contact tussen jou, Cinco en de uitvoerende partner mogelijk maken
• Afspraakbevestigingen, herinneringen en updates versturen
• Status van de opdracht bijhouden en delen waar nodig
• Nazorg bieden en klachten of vragen afhandelen

3.3 Klantcommunicatie

• E-mails en sms-berichten over jouw aanvraag, offerte, planning en uitvoering
• Vragen om je ervaring te delen of een review achter te laten
• Serviceberichten, bijvoorbeeld bij wijzigingen in planning of werkwijze

3.4 Verbetering van onze diensten

• Analyseren van gebruik van onze websites en formulieren
• Optimaliseren van prijsmodules, formulieren en klantreis
• Ontwikkelen van nieuwe diensten en partneroplossingen

3.5 Wettelijke verplichtingen

• Voldoen aan fiscale en administratieve bewaarplichten
• Opslag van facturen, offertes en opdrachtgegevens
• Naleving van wettelijke verzoeken van bevoegde autoriteiten

4. Met wie delen wij jouw gegevens?

4.1 Uitvoerende partners

Als je via ons platform een dienst afneemt, delen we jouw gegevens met de partner die de opdracht uitvoert. Deze partner ontvangt alleen de gegevens die nodig zijn om de opdracht goed en veilig uit te voeren, zoals:

• Naam, adres en contactgegevens
• Details van de opdracht (bijvoorbeeld type vloer, aantal m², type vloerkleed)
• Afgesproken datum en tijd
• Door jou geüploade foto’s die relevant zijn voor de opdracht

Met partners maken we afspraken over zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

4.2 Technische en ondersteunende partijen

Wij werken met betrouwbare partijen die gegevens in onze opdracht verwerken, zoals:

• Salesforce – CRM-systeem voor leads, offertes en opdrachten
• Gravity Forms – formulieren op onze websites
• Zapier – koppelingen tussen systemen
• WordPress – websites en Partner Portal
• Aircall – telefonie en call logging
• Google Workspace – e-mail en documentopslag
• Mollie – betalingsverwerking
• Cookiebot – cookiebeheer en toestemmingsregistratie

Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin is vastgelegd dat zij jouw gegevens alleen volgens onze instructies en binnen de wet mogen verwerken.

4.3 Wettelijke instanties

We verstrekken gegevens alleen aan overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld bij een gerechtelijk bevel of fraudeonderzoek.

5. Cookies en tracking

Onze websites maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Daarmee zorgen we dat de website goed werkt, meten we het gebruik en kunnen we – na jouw toestemming – advertenties relevanter maken.

5.1 Types cookies

• Functionele cookies – nodig voor de basiswerking van de website, zoals sessies en het functioneren van formulieren en prijsmodules.
• Analytische cookies – om geanonimiseerd te meten hoe onze website wordt gebruikt (bijvoorbeeld via Google Analytics 4).
• Marketingcookies – om bezoekers te kunnen volgen over websites heen voor marketingdoeleinden (bijvoorbeeld Google Ads, Meta/Facebook, TikTok).

5.2 Cookievoorkeuren

Via onze cookiebanner (Cookiebot) kun je per categorie cookies accepteren of weigeren. Je kunt jouw toestemming altijd achteraf wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

6. Affiliate- en partnertracking

We werken met partners en affiliates die klanten naar onze websites doorverwijzen. Als je via zo’n partnerlink bij ons komt, plaatsen we een affiliate-cookie om de herkomst van de aanvraag te kunnen koppelen aan de juiste partner.

Deze cookie:

• bevat een unieke referentiecode van de partner;
• heeft een geldigheidsduur van 30 dagen;
• wordt gebruikt om leadfees en commissies correct toe te rekenen.

We delen geen gevoelige persoonsgegevens met de affiliate-partner. De partner ziet alleen dat er via zijn/haar link een lead of opdracht tot stand is gekomen.

7. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij we ze langer moeten bewaren vanwege wettelijke verplichtingen.

Gegevenstype	Bewaartermijn
Offertes, opdrachten, facturen en bijbehorende klantgegevens	7 jaar na afloop van het boekjaar (wettelijke bewaarplicht)
Foto’s die je uploadt bij een aanvraag	Maximaal 2 jaar, of zolang noodzakelijk voor de opdracht; bij koppeling aan opdracht: gelijk aan opdrachtgegevens
Partner- en portalgegevens	Zolang de partnerrelatie loopt en tot 2 jaar daarna
Support- en klachtenafhandeling	Tot 2 jaar na afhandeling, tenzij onderdeel van administratie
Analytics- en cookiegegevens	Conform instellingen in Cookiebot en Google Analytics (gebruikelijk 14–26 maanden, geanonimiseerd)

8. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking tegen te gaan, zoals:

• SSL-versleuteling op al onze websites
• Beveiligde verbindingen tussen systemen (bijvoorbeeld API’s)
• Beperkte en rolgebonden toegang tot systemen (alleen voor medewerkers die dit nodig hebben)
• Hashing van wachtwoorden voor het Partner Portal
• Loggen en monitoren van toegang tot gevoelige data
• Regelmatige updates en patches van gebruikte software

9. Jouw rechten

Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage – je mag opvragen welke gegevens wij van jou verwerken.
• Recht op rectificatie – je mag onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering – in bepaalde gevallen kun je vragen om jouw gegevens te laten verwijderen.
• Recht op beperking – je kunt verzoeken om minder gegevens te laten verwerken.
• Recht op overdraagbaarheid – je kunt vragen om je gegevens digitaal te ontvangen, zodat je die kunt doorgeven aan een andere partij.
• Recht van bezwaar – je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, bijvoorbeeld bij direct marketing.
• Recht om toestemming in te trekken – voor verwerkingen die zijn gebaseerd op jouw toestemming.

Je kunt deze rechten uitoefenen door ons te mailen via privacy@cincocleaning.com. We vragen je daarbij soms om aanvullende informatie om vast te stellen dat het verzoek door jou is gedaan. We reageren in principe binnen 30 dagen.

Ben je het niet eens met de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet specifiek gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen van minderjarigen zonder toestemming van ouder(s) of voogd. Heb je het idee dat wij toch dergelijke gegevens hebben verzameld? Neem dan contact met ons op via privacy@cincocleaning.com, dan verwijderen wij deze informatie.

11. Internationale doorgifte

Sommige van onze (sub)verwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of maken gebruik van datacenters buiten de EER. In die gevallen zorgen we ervoor dat jouw gegevens alleen worden doorgegeven als er passende waarborgen zijn, zoals:

• dataverwerking binnen de EU waar mogelijk;
• gebruik van het EU–VS Data Privacy Framework of opvolgers hiervan;
• standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of in wet- en regelgeving. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we je via e-mail of een melding op de site.

13. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw gegevens? Neem dan contact met ons op:

Cinco Cleaning B.V.
Amersfoort
E-mail: privacy@cincocleaning.com